Adempimenti preliminari
Dati da inviare ai fornitori e da richiedere ai clienti
Si invitano i titolari di partita IVA (tranne i soggetti esonerati, come i contribuenti marginali/forfettari) a comunicare ai propri fornitori (e a richiedere ai propri clienti) gli elementi necessari per una corretta gestione degli adempimenti
I dati ordinari (ditta, denominazione o ragione sociale / cognome e nome, residenza o domicilio, partita IVA) sono normalmente già disponibili all’interno delle anagrafiche dei clienti e fornitori abituali. Tuttavia si ritiene utile chiederli nuovamente (ai propri clienti) o comunicarli nuovamente (ai propri fornitori), anche per un riscontro di esattezza, dal momento che la procedura informatica che gestisce la fatturazione elettronica prevede scarti in caso di errore (es. nei codici fiscali, quando vanno inseriti, e nelle partite IVA).
L’indirizzo telematico cui inviare/ricevere fatture elettroniche (solitamente PEC o codice destinatario) è un elemento nuovo, che pertanto occorre ricevere (dai propri clienti) e trasmettere (ai propri fornitori).
Ciò anche se, in verità, non esiste un obbligo di trasmissione, sanzionato per legge.
Poniamo che un cliente, di cui si possiedono i dati ordinari (ragione sociale, residenza, partita IVA) non fornisca nessun codice. E’ possibile compilare il campo “codice destinatario” con “0000000” (sette zeri), ed il Sistema di Interscambio (SdI, il c.d. postino elettronico che intercetta e smista tutte le fatture emesse e ricevute) alloca la fattura digitale in un’area del sito web dell’Agenzia delle Entrate riservata a quel cliente, che dovrà essere avvisato di tale circostanza.
Al contrario, se non viene comunicato al fornitore il proprio indirizzo telematico, questi sarà comunque in grado di emettere fattura elettronica, e dovrà avvisare di averla recapitata nell’area riservata al cliente del sito web dell’Agenzia delle Entrate, dove sarà reperibile previo accreditamento.
Tuttavia questo modo di procedere, benché consentito dalla normativa vigente, risulta scomodo e poco pratico. Reperire di volta in volta le fatture dal sito web impedisce una gestione tempestiva, organica e accentrata, e rischia (ad esempio se il fornitore dimentica di avvisare il cliente) di creare incomprensioni ed errori.
Ecco dunque i comportamenti consigliati.
NEI CONFRONTI DEI PROPRI FORNITORI
– Alcuni fornitori abituali chiedono di compilare moduli con i dati necessari per la fatturazione (ditta/ragione sociale, cognome e nome, residenza, sede o domicilio fiscale, codice fiscale, partita IVA), spesso indicando un link cui accedere: occorre rispondere correttamente, indicando anche il proprio indirizzo PEC (che può essere quello comunicato al registro delle imprese, o agli ordini professionali, o un nuovo indirizzo PEC appositamente creato) e il proprio codice destinatario (alfanumerico di sette cifre comunicato dalla piattaforma software che gestisce gli adempimenti). Attenzione alle pratiche di c.d. “phishing“: alcuni malfattori, approfittando della confusione del momento, e fingendosi fornitori, richiedono di compilare schede anche con dati (ad esempio credenziali) non previsti dalla normativa, con lo scopo di accedere e svuotare i conti correnti. Se non si è più che sicuri, evitare di fornire qualunque informazione a rischio, ed estranea ai dati strettamente necessari per l’adempimento giuridico (i dati sopra indicati).
– In molti casi non si possiede ancora un codice destinatario. La maggior parte degli operatori ha correttamente atteso il più possibile prima di impegnarsi in acquisti di software (si pensi alle ormai consuete proroghe dell’ultima ora, ai problemi di privacy, alla normativa ancora incompleta, ecc.). Si può tranquillamente trasmettere al fornitore il solo dato della PEC, riservandosi in un secondo momento di comunicare il codice destinatario. La fattura perverrà regolarmente all’indirizzo di posta elettronica certificata. Talvolta i fornitori inviano maschere da compilare e trasmettere on line, che non consentono l’inoltro dei dati se viene indicata la PEC ma non si compila il campo “codice destinatario“. Ove non sia possibile spiegare al fornitore che il codice destinatario verrà trasmesso in un secondo momento, si può attendere ancora. In casi estremi, è possibile indicare comunque la PEC e riempire il campo con “0000000” (sette zeri). Comunque la fattura verrà recapitata all’indirizzo PEC.
– Naturalmente ricevere tutte le fatture all’indirizzo PEC può rivelarsi scomodo (dovendo aprirla ogni volta) e limitativo (occupando via via un più ampio spazio di memoria, e rischiando di ingolfarla). E’ chiaro che, non appena disponibile, il codice destinatario verrà trasmesso al fornitore.
– Esiste comunque una procedura (vivamente consigliata) che consente di ricevere le fatture all’indirizzo corrispondente al codice destinatario (sulla piattaforma software) pur senza averlo comunicato al proprio fornitore. Una volta infatti ottenuto dalla propria software house tale codice, è possibile registrarlo presso l’Agenzia delle Entrate. A quel punto, anche se il fornitore invia la fattura elettronica all’unico indirizzo che conosce (PEC), la fattura giunge all’indirizzo corrispondente al codice destinatario (sulla piattaforma software) in quanto lo SdI (il postino telematico incaricato della trasmissione) dà sempre preferenza a tale indirizzo (se registrato).
– Inoltre la registrazione del codice destinatario consente di ottenere dall’Agenzia delle Entrate un QR-code (codice a barre bidimensionale contenente i dati IVA, in pdf o in formato immagine), utilizzabile (anche mediante applicazioni su smartphone) presso i fornitori che dispongono di apposito lettore (es. gli alberghi, o i distributori di carburante che decideranno di organizzarsi in tal senso per velocizzare l’emissione della fattura) in grado di acquisire istantaneamente tutti i dati ed emettere fattura.
– Se il fornitore abituale non effettua alcuna richiesta, è opportuno trasmettere i dati indicati di propria iniziativa.
– Alcuni fornitori, cui si decide di inviare autonomamente i propri dati, potrebbero rispondere di non essere tenuti all’emissione di fattura digitale (es. contribuenti minimi, forfettari, agricoltori in regime di esonero, medici). E’ chiaro che, al momento della ricezione delle fatture cartacee (che dovranno essere tempestivamente trasmesse allo Studio), occorrerà effettuare un controllo. Per esempio, le fatture dei marginali /forfettari indicano la norma di riferimento. Le fatture dei medici possono essere agevolmente identificate, fermo restando che non si può dare per scontato nulla. Si pensi al medico che non fattura una prestazione di diagnosi e cura ma la cessione di un bene strumentale. In tal caso (dal momento che per i medici l’esenzione è temporanea e riconducibile solo a motivi di privacy), e salvo difformi chiarimenti all’ultimo minuto dell’Agenzia delle Entrate, la fattura dovrà essere emessa in formato digitale.
NEI CONFRONTI DEI PROPRI CLIENTI
– Si consiglia di trasmettere richiesta dell’indirizzo telematico cui poter inviare le fatture elettroniche. Contestualmente, potrebbe essere opportuno chiedere conferma di tutti gli altri dati, anche se già disponibili, dal momento che la procedura informatica che gestisce la fatturazione elettronica prevede scarti in caso di errore (es. nei codici fiscali, quando vanno inseriti, e nelle partite IVA).
– Se il cliente non risponde, la fattura elettronica può essere inviata comunque digitando il codice “0000000” (sette zeri) nel campo codice destinatario. Il cliente dovrà in tal caso essere avvertito, al momento dell’emissione della fattura, che l’originale della stessa è disponibile presso la sua area riservata del sito web dell’Agenzia delle Entrate. E’ bene che il fornitore conservi traccia dell’avvenuta consegna di questo messaggio, che potrebbe per esempio essere inviato via mail, preferibilmente allegando copia di cortesia della fattura trasmessa allo SdI.
– Alcuni clienti potrebbero rispondere di non voler ricevere fatture ad indirizzi telematici abilitati alla veicolazione dei documenti digitali (PEC, indirizzo corrispondente al codice destinatario, ecc.), in quanto non tenuti alla conservazione digitale. Si tratta dei contribuenti forfettari o marginali, per i quali l’obbligo della conservazione digitale delle fatture ricevute scatta soltanto se i fornitori inviano le fatture, a loro destinate, ad un preciso indirizzo telematico (es. PEC). Nel caso, dovrà essere utilizzato soltanto il codice convenzionale “0000000“.
DI SEGUITO UN FAC SIMILE DI COMUNICAZIONE DA INVIARE AI PROPRI CLIENTI
Gentile cliente,
la Legge n.205 del 27 dicembre 2017 ha introdotto dal 1° gennaio 2019 l’obbligo generalizzato di fatturazione elettronica e di conservazione digitale dei documenti inviati/ricevuti. Per gestire al meglio i relativi adempimenti le chiediamo di fornirci al più presto i seguenti dati:
ditta, denominazione o ragione sociale / cognome e nome
residenza o domicilio
partita IVA
codice fiscale
indirizzo PEC
codice destinatario
DI SEGUITO UN FAC SIMILE DI COMUNICAZIONE DA INVIARE AI FORNITORI CHE NON AVESSERO PREVENTIVAMENTE RICHIESTO INFORMAZIONI
Gentile fornitore,
la Legge n.205 del 27 dicembre 2017 ha introdotto dal 1° gennaio 2019 l’obbligo generalizzato di fatturazione elettronica e di conservazione digitale dei documenti inviati/ricevuti. Per gestire al meglio i relativi adempimenti le inviamo i nostri dati:
ditta, denominazione o ragione sociale / cognome e nome
residenza o domicilio
partita IVA
codice fiscale
indirizzo PEC
codice destinatario
Anzio, 06 dicembre 2018
Vincenzo Pollastrini
Dottore commercialista
